Inventario 2006 en la BNM
A partir de la puesta en funcionamiento del sistema de estanterÃa abierta en 1998, todos los años durante las últimas dos semanas de diciembre y las dos primeras de enero se realiza el inventario del material al cual los usuarios tienen acceso libre.
El objetivo general de la realización de un inventario es poder verificar la presencia del total de libros que componen el fondo bibliográfico de la biblioteca. De este modo, se convierte en una de las tareas primordiales que se realizan para resguardar su patrimonio y gestionar la información existente. El sistema de inventario se realiza con el fin de recuperar los libros no devueltos en el tiempo establecido en el momento del préstamo, a través de una serie de etapas que van desde los llamados telefónicos hasta instancias judiciales, mediante la aplicación del reglamento de la institución y el Código Penal.
Los pasos del inventario…
La realización del inventario comienza con la interrupción de la circulación interna de libros entre los distintos sectores para evitar diferencias en el resultado final del mismo. En una segunda instancia, se elabora el listado del material bibliográfico de las estanterÃas que se procederán a controlar, en esta oportunidad las de Zona Rápida y Sala Lugones. El listado del material bibliográfico posee tres campos: la signatura topográfica (la ubicación del libro en el estante), el tÃtulo y el número de inventario.
Antes de iniciar la tarea de control, se ordena en detalle cada uno de los libros. De esta forma, la tarea de control es más rápida y permite detectar errores en la base de datos, se encuentran libros que quedaron en el fondo de las estanterÃas o mal ordenados, agilizando asà el inventario. El proceso se realiza tildando en el listado los libros que se encuentran en los estantes y marcando los faltantes.
Aquellos libros que difieren de los datos del listado que no tienen tejuelos o código de barras, se retiran del estante para ser revisados y arreglados por Procesos Técnicos. Los libros que se encuentran muy deteriorados se envÃan al área de Restauración para ponerlos en condiciones.
Al finalizar el tildado se hace un control con los registros de circulación interna, de encuadernación y con los de usuarios morosos. Por último, se elabora un informe final con el detalle de los faltantes agrupados por signatura y se realizan informes estadÃsticos; comparando con inventarios anteriores.
Inventario 2006 en la BNM
Desde el pasado 21 de diciembre de 2006 y hasta el 19 de enero del corriente, el personal de la Sala de Lectura de la BNM se abocó a la tarea de realizar el inventario del fondo bibliográfico correspondiente al año 2006. Durante tres semanas, y con la colaboración de personal de todas las áreas de la BNM, se procedió de acuerdo a los pasos indicados más arriba.
Cabe recordar que desde principios de 2006, la BNM comenzó a aplicar la metodologÃa Six Sigma al área de seguridad y control del fondo bibliográfico de la Sala de Lectura, Sala Lugones y Sala Americana, siendo el objetivo principal de este proyecto reducir la desaparición y hurto de los libros en dichas salas.
En Junio de 2006 se realizó un control de inventario parcial y los resultados arrojados fueron muy positivos. De este modo, las tareas de inventario realizadas en diciembre pasado y enero del corriente, constituyen el primer control de inventario total que se realiza en la BNM desde que se implementó la mencionada metodologÃa Six Sigma, por lo cual, a juzgar por la experiencia de junio pasado, se esperan resultados favorables.
Por Personal de Sala de Lectura