El Equipo INVENTARIO
Todos los años
Desde la remodelación de la BNM y la puesta en funcionamiento de la estantería abierta en 1998, todos los años durante las dos primeras semanas de enero se realiza el inventario del material al cual los usuarios tienen acceso libre o abierto y además, se agrega el muestreo de otras áreas de la institución. El objetivo es poder verificar la presencia del total de libros que componen el fondo bibliográfico de la biblioteca y hacer de este ejercicio una de las tareas primordiales que toda la biblioteca debería hacer para resguardar su patrimonio y gestionar la información existente.
La Lic. Graciela Perrone, directora de la BNM, comenta: «El inventario permite que podamos salir a enfrentar un año nuevo de préstamos teniendo un balance del control que se lleva a cabo. Esto lo vuelve una tarea sumamente necesaria a pesar de que la institución cuenta con todo un sistema de detección de usuarios morosos». Por medio de este sistema se va tratando de recuperar los libros no devueltos en el tiempo establecido en el préstamo, a través de una serie de etapas que van desde los llamados telefónicos hasta instancias en lo penal, mediante la aplicación del reglamento de la institución y el Código Penal.
Para la realización del inventario, la Dirección convoca a personal de las diferentes áreas de la biblioteca para que colaboren integradamente con la tarea, lo cual permite más rápidamente sin perjudicar a los usuarios. Graciela Perrone comenta: «Cada año el inventario se perfecciona más porque la tecnología nos ayuda a tener las bases de datos cada vez más aceitadas, los estantes están mejor organizados, pero todavía la mano de obra es a pulmón porque no hemos podido adquirir los sistemas automáticos de inventario que son los que nos ayudarían a ver el stock permanente de nuestros libros».
Mejorando los procesos
El primer inventario que se realizó en la estantería abierta después de la remodelación de la biblioteca en 1998, fue con colectores que leían los códigos de barra y una PC, pero este sistema resultó poco preciso. Al año siguiente se llevó a cabo el segundo inventario y en esa oportunidad la Sala de Lectura no fue cerrada al público. Andrea Masri Galli, jefa de Sala de Lectura dice: «Durante el mes de enero se cerró sólo el entrepiso y durante febrero se trabajó en la planta baja pero como se atendía simultáneamente a los usuarios que requerían material de las áreas cerradas nos llevó bastante tiempo terminarlo».
Con los sucesivos inventarios se logró mayor precisión en la tarea y se introdujeron algunos cambios. Es por ello que, desde hace tres años, se decidió cerrar las puertas de la institución durante la implementación del mismo para poder realizarlo de manera más eficaz. Andrea comenta: «En la práctica uno va adquiriendo experiencia y con los años son más fáciles y más rápidos, vas mejorando todo el procedimiento, el sistema de los listados, qué se anota y cómo se procesa la información obteniendo así mejores resultados».
También, en el 2003 se llevó a cabo la experiencia de realizar otro inventario por muestreo a mitad de año durante las vacaciones de invierno, especialmente en la zona de educación ya que es donde los libros que todos los días nutren a los futuros docentes e investigadores, estudiantes de magisterio y profesorado, tienen un mayor movimiento.
Inventario 2004
Como la planificación del inventario comienza siempre con la elaboración del listado del material bibliográfico de la estantería abierta, para poder realizarlo se seleccionó un día en el que el Area de Procesos Técnicos suspendió la carga de material en la base de la BNM. A partir de ese momento, se interrumpió el tránsito de libros entre Procesos Técnicos y Sala de Lectura para evitar diferencias en el resultado final del inventario. Marta González del Valle, quien se encargó de realizar el archivo sobre el que se trabajó, comenta: «El listado que se elaboró tiene tres campos: la signatura topográfica que es la ubicación del libro en el estante, el título y el número de inventario. Con estas tres cosas nosotros podemos hacer el control necesario en esta biblioteca».
Una vez terminada la etapa de elaboración del listado, se imprimió y se fue particionando, ya que son 40 mil volúmenes que dan como resultado 1200 páginas sobres las cuales el personal tuvo que trabajar. Andrea comenta que en esta oportunidad se imprimió también un listado de libros prestados «para tratar de evitar desfasajes en la información» y en el que Marta colaboró contrastando los dos listados (el de libros prestados y el del fondo bibliográfico).
Antes de iniciar la tarea de control, se ordenó en detalle cada uno de los estantes porque es indispensable para realizar el trabajo en menos tiempo ya que ayuda a detectar errores en la base, encontrar libros que quedaron en el fondo de las estanterías o mal ordenados, agilizando así el inventario.
Para dividir el trabajo de chequeo del listado, Andrea cuenta que se probaron diferentes formas de trabajo y por ejemplo, en los últimos dos inventarios se asignaba un corredor a cada persona. En esta oportunidad se decidió entregarle a cada miembro de este equipo una cantidad determinada de hojas y se fue haciendo por sectores. En el listado se fueron tildando los libros que estaban en los estantes y los que no, se marcaron como faltantes. Aquellos libros que diferían de los datos del listado (ya sea porque la signatura topográfica aparecida en el tejuelo no coincidía con la signatura registrada en la base de datos o había diferencias en el código de barra), otros que no tenían tejuelos o código de barras, se sacaron del estante para ser revisados y arreglados por Procesos Técnicos.
Además, los libros que se retiraron del estante por estar mal ubicados fueron controlados primero en el listado, se realizaron las marcas que correspondían y luego se ubicaron nuevamente lo cual evitó errores. Los que estaban muy deteriorados fueron enviados al área de Restauración para ponerlos en condiciones.
Trabajo en equipo
Como señalamos, los recursos humanos cuentan en esta tarea ya que los resultados dependen del trabajo minucioso y la dedicación. Pero si bien demanda tiempo y esfuerzo, muchos de los que participan resaltan que se genera un momento de encuentro y trabajo con compañeros de otras áreas de la biblioteca. Beatriz Ghirardi comenta: «Yo realizo el inventario desde hace 3 años y ayudo en el chequeo minucioso de los libros. La verdad es que se genera un clima de trabajo muy bueno. Colaboran personas de otras áreas en cada inventario y todo el grupo funciona muy bien».
Por otro lado, Ada Mai cuenta: «Nos cansamos mucho pero hay un clima distendido, ponemos música y compartimos momentos de trabajo con personas de otras áreas». Y Andrea señala: «Es una buena experiencia en el sentido de que es un momento de intercambio entre todos».
Deseos futuros
Ya finalizado el inventario y habiéndolo realizado en el tiempo estipulado, Graciela Perrone resalta: «Estamos muy contentos porque cada año se logra mayor precisión y se hace en menos tiempo preservando así el material que está en circulación interna y/o externa».
Pero la mejora es continua y los planes continúan. Graciela dice: «Tenemos intención en el futuro de usar los nuevos sistemas automáticos con que cuentan muchas empresas para sus stocks que permiten, a través de unas etiquetas magnetizadas especiales y unos colectores automatizados en los que se pueden cargar las bases de datos, hacer no sólo el inventario y control permanente de los estantes sino también detectar el orden de los libros, facilitando así el perfecto orden que el personal logra todos los días para empezar la próxima jornada de préstamo que los usuarios requieren de la biblioteca».
Equipo de trabajo:
Andrea Masri Galli – Jefa Sala de Lectura
Paulino Cesar González – Sala de Lectura
Graciela Riverso – Sala de Lectura
Ada Mai – Recepción
Beatriz Ghirardi – Sala de Lectura Rosa Esther Retamar – Recepción
Karina Desmaret – Sala de Lectura Andrea Herrera Posse – Coordinación Pedagógica
Sonia Jalabert – Sala de Lectura Eugenia Fornaroli – Coordinación Pedagógica
María Teresa De Donatis – Sala de Lectura Laura González del Valle – Procesos Técnicos
María Eugenia Sagaría – Sala de Lectura Marta González del Valle – Procesos Técnicos
Juan Etchelecu – Sala de Lectura Ignacio Morrone- Procesos Técnicos
Andrés Ponce – Sala de Lectura Florencia Fernández Rivera – Coordinación de Comunicaciones
Orlando Rojas – Sala de Lectura Javier Fernández Paupy – Coordinación Técnica
Por Florencia Fernández Rivera